Система управления проектами

Protemos: плюсы и минусы

Бесплатная система управления проектами

Еще летом мне предложили протестировать Protemos — облачную систему управления «переводческим бизнесом». Так кусочек лета попал в мою глухую осень.

Но лучше поздно, чем никогда. Ведь до сих пор я вполне обходилась стандартной таблицей Excel и не слишком представляю себе, насколько специализированная программа способна облегчить жизнь переводчику.

Вторая причина, по которой я всё-таки добралась до тестирования, — заявленная готовность разработчиков воплощать идеи и пожелания пользователей. Это всегда отрадно.

Итак, заявленные функции системы Protemos:

  • управление проектами;
  • выставление счетов и отслеживание платежей;
  • работа с файлами и документами;
  • создание диаграмм и графиков.

Разберемся со всем по порядку (на примере англоязычной программы). Кстати, отдельной инструкции по версии для фрилансеров нет, поэтому возникает путаница с наличием–отсутствием функций: в версии для агентств их, само собой, больше.

Система управления проектами Protemos

Клиенты и проекты

Регистрацию в системе подробно описал Максим Манжосин; останавливаться на этом не буду. Отмечу, что с момента выхода его публикации разработчики трудятся над некоторыми приятными изменениями, поэтому читайте вместе с комментариями.

К процессу добавления клиентов у меня вопросов нет: есть основное контактное лицо, можно указать координаты дополнительных людей, загрузить документы (например, стилистический справочник для конкретного заказчика). Если для компании указано несколько контактных лиц, при создании проекта можно будет выбрать конкретного менеджера.

Единственное замечание здесь — обязательный электронный адрес компании для «оповещений». Характер и частота таких оповещений для пользователя неочевидны, поэтому очень желательно это поле сделать опциональным. Ведь всегда можно добавить информацию позже.

После внесения клиентов в базу приступаем к добавлению отдельных проектов. Создав проект, получаем запись в таблице с указанием клиента, статуса, начала и окончания работы, общей суммы и прибыли (по факту оплаты).

Проект можно редактировать, удалять, активировать заново после окончания. Оповещения в каком-либо виде о приближении и срыве сроков сдачи (пока) не реализованы — список проектов придется контролировать самостоятельно.

По щелчку на имени проекта открывается дополнительная информация. Здесь можно найти присланные и отправляемые файлы (если вы планируете работать с таковыми в облаке), информацию о финансовых договоренностях и выставленных счетах.

Счета и платежи

Первичная информация о ставках и общих суммах для отдельных проектов редактируется на вкладке с дополнительной информацией (щелкнуть на названии проекта). Для дальнейшей работы со счетами и платежами переходим в меню Finances.

Функция выставления счетов в текущем виде не актуальна. На случай, если разработчики лелеют надежду довести ее до ума, намекаю, как выглядит, например, официально утвержденная и принимаемая к рассмотрению украинскими банками форма инвойса-оферты «3-в-1» (по совместительству договор и акт выполненных работ).

Универсальных решений и единых форм в части подготовки счетов быть не может. Есть заказчики со своими шаблонами. Есть страны, где компании оплачивают счета по факту получения оригинала документа, содержащего формулировки на нужном им языке. Поэтому либо конструктор счетов, либо «спасибо, не надо».

Для тех, кто встроенной функцией Invoices не пользуется, а фактическую оплату отмечать хочет, в меню Finances есть пункт Payments (или Add New > Payment from Client): здесь факт оплаты можно подтвердить вручную. После подтверждения в графе Profit соответствующего проекта появляется нужная сумма.

Protemos screenshot 1

Если после этого вы решите удалить проект, то сначала нужно будет удалить информацию об оплате, потом инвойс, а потом уж после этого сам проект. Для скрытия лишних проектов предусмотрены фильтры: при необходимости программа отобразит только записи с заданными параметрами (за определенный период времени, с нужным статусом, без оплаты и пр.).

Еще одна «финансовая» функция — подготовка коммерческих предложений (Quotes). Пока для меня она не актуальна, а там посмотрим.

Файлы и документы

В системе реализована возможность загрузки и скачивания файлов, относящихся к проекту. И хотя это актуально в первую очередь для бюро переводов, возможно, она будет полезна и кому-то из фрилансеров.

Как параноик переводчик, уважительно относящийся к своим заказчикам, напоминаю, что облако — это не что иное, как чужой компьютер. Поэтому лично я готова привязывать файлы либо к «стационарной» версии в случае ее появления, либо к сервисам с очень серьезными требованиями к протоколам безопасности и шифрованию.

По словам разработчиков, начиная с текущей версии 1.14, сайт перешел на протокол https. Не исключено. Но в адресной строке моего веб-обозревателя прописано следующее: http://cloud.protemos.com/project/index.

И еще один момент, связанный с облачным характером сервиса. Да, подключаться к данным из любой точки — это удобно. И хорошо, что информацию из основных разделов можно при желании экспортировать в Excel. Но было бы просто отлично реализовать хотя бы примитивную функцию резервного копирования.

Ведь сейчас пользователь стоит перед выбором: либо поставить себе «напоминалку» и регулярно вручную скачивать данные из каждого раздела в отдельные таблицы, либо полагаться на честное слово разработчиков, что с его информацией все, всегда и при любых обстоятельствах будет в порядке. А его, между прочим, никто и не дает.

Диаграммы и графики

Пока в разделе Reports представлены доходы с разбивкой по месяцам, клиентам, счетам и платежам.

По мере развития проекта разработчики обещают добавлять и другие формы отчетов. Например, диаграмму, отображающую ход выполнения текущих проектов. Общей картины происходящего пока действительно не хватает.

И еще одно небольшое пожелание украинским разработчикам от пользователя англоязычной версии. Официальное название города Киев на английском языке — Kyiv. См. стандарты UNCSGN (United Nations Conferences on the Standardization of Geographical Names) и UNGEGN (United Nations Group of Experts on Geographical Names).

Про вычитку и редактуру, думаю, говорили. Да, переводчики — народ придирчивый. Нет, редакторы отечественного разлива с «уровнем носителя» не подходят для серьезных начинаний, равно как и носители без соответствующего образования.

* * *

Поскольку это первая система управления переводческими проектами, с которой имею дело (любимый Excel не в счет), я попросила поделиться впечатлениями коллег, работающих с другими специализированными программами. Постепенно буду сюда добавлять.

Если у вас есть конструктивные замечания и предложения, не высказанные ранее, присылайте — опубликуем.

Ирина Лебедева

  • Жесткая внутренняя нумерация проектов делает практически невозможным перенос данных из других систем управления проектами.
  • Нет возможности добавлять ссылки на ресурсы клиента (например, FTP-сервер).
  • Нет возможности подтягивать статистику из CAT-программ.
  • Каждый проект представляет собой отдельную работу, даже если речь идет о заказе на три слова: не предусмотрено объединения однотипных работ в проекте.

Резюме: система может стать достойным вариантом для начинающих переводчиков, но вряд ли на нее перейдут те, кто пользуется платными продуктами.

4 комментария
  • Кстати, неделю назад мы релизнули еще 1 проект: http://www.tqauditor.com . Если будут вопросы по нему, с радостью отвечу

  • Спасибо за отзыв, Ирина
    Наша команда учтет его в дальнейшей разработке, а пока что я прокомментирую некоторые моменты:
    1) «Отдельной инструкции по версии для фрилансеров сейчас нет». Действительно, это так. Мы вырежем ненужные для фрилансеров фрагменты, которые относятся только для бюро, чтобы упростить инструкцию
    2) «Единственное замечание здесь — обязательный электронный адрес компании для «оповещений»». – подумаем над этим вопросом. Адрес используется для других функций системы (например, контакт для отправки инвойсов), поэтому если мы сделаем адрес необязательным, то некоторые действия с этим клиентом будут невозможны…
    3) Мы в курсе, что счета-фактуры (инвойсы) – это одна из самых «больных» тем, так как проект Protemos глобальный, и в разных странах разные требования к оформлению документов. Текущий вариант шаблона годится для юрисдикций, в которых отсутствует излишняя бюрократия и зарегулированность. В ближайшее время мы начнем работы по приспособлению инвойсов под локальные нужды. На первом этапе мы добавим функцию выбора шаблона для инвойса, и каждому пользователю создадим шаблон по его образцу. Позже сможем добавить функцию редактирования инвойсов.
    4) «По словам разработчиков, начиная с текущей версии 1.14, сайт перешел на протокол https» — это соответствует действительности, сайт перешел на https://protemos.com/ Сам же сервис http://cloud.protemos.com/ сейчас в процессе перевода на https, который будет вскоре завершен, есть некоторые неожиданные технические задержки.
    5) Функция резервного копирования будет. Скорее всего, в виде экспорта данных в общую таблицу, но этот вопрос обсудим.
    6) Написание города “Kiev” определяем не мы, а разработчик компонента, которым мы пользуемся. Мы напишем им с просьбой изменить написание, но здесь все зависит от их желания пойти нам навстречу.
    7) «Жесткая внутренняя нумерация проектов делает практически невозможным перенос данных из других систем управления проектами.» — в будущем сделаем нумерацию гибче. Кроме «жесткого» номера у проекта будет номер, определяемый пользователем. Кстати, мы работаем над прямым импортом данных из базы одной распространенной среди фрилансеров системы.
    8) «Нет возможности добавлять ссылки на ресурсы клиента (например, FTP-сервер).» Здесь хотелось бы поподробнее. Я правильно понимаю, что нужно добавить просто текстовую информацию к профилю клиента, со ссылками? Или нужно что-то более сложное?
    9) «Нет возможности подтягивать статистику из CAT-программ.» — уже есть, скоро будет доступна. Скоро будет релиз версии 1.15, где эта поддержка реализована
    10) «Каждый проект представляет собой отдельную работу, даже если речь идет о заказе на три слова: не предусмотрено объединения однотипных работ в проекте» — почему же? В один проект вы можете добавить сколько угодно Receivables и файлов, необязательно создавать отдельный проект под каждую сумму. Кроме того, мы планируем ввести понятие шаблона проекта для создания однотипных заданий
    Хочу поблагодарить за ваш отзыв, так как именно благодаря обратной связи мы начинаем лучше понимать, что нужно пользователям. Уверен, в следующих версиях многие из замечаний будут учтены (а некоторые уже фактически реализованы). С момента релиза системы мы добавили массу функций (см. подробнее: https://protemos.com/news.html). Так что улучшение системы – это только вопрос времени.
    Если у вас будут появляться дополнительные замечания, буду рад о них узнать.

    • И вам спасибо, Владимир, за быстрый и обстоятельный ответ. Отличная инициатива! Успехов в дальнейших проектах.

    • Добавляю ответ Ирины по FTP: «В серьезных системах это выглядит следующим образом: я в профиль клиента добавляю имя ftp, имя пользователя и пароль. После этого появляется кнопка доступа на ftp, с помощью которой у меня есть прямой доступ к файлам на сервере».

Есть мысли или вопросы? Поделитесь!